不動産業界では当たり前のように「紙」を媒体として日々の業務がおこなわれています
紙じゃないといけない理由・・・考えてみたことはありますか？
考えたことがない方は恐らく
『今のやり方に不便さを特別感じていないから』と思います
一見働くメンバー(社員やアルバイトの方)が不便さを特別感じていないからこのやり方を継続して正解〇と経営者やマネージャーは思うかもしれません
実はこれ非常に大きな勘違い（と代表の私は思っています）
現代の働き方に合った
“仕組み” に勇気をもって切り替えていくことで「 業務の効率化 」をはかります
株式会社Jeyでは業務の棚卸(業務フローの見直し)がその基礎となっています
そして、最適化された我々の業務活動が、さらなる「生産性の向上」につながるのです
最適化された業務フローで効率が上がると時間に余裕が生まれます
その時間さえ有効活用できれば必ず成績は上がり 結果 社会的貢献につながります
更に
『コスト削減』『属人化の防止』『情報の一元管理』『バックアップ効果』が望めます
※属人化の防止とは
電子媒体にすることで情報共有が容易になり特定の人に業務が片寄ることを防げる考え
それらを踏まえ【SDGs】
「未来を変える具体的な指針」として、Sustainable Development Goals／持続可能な開発目標
”環境” に配慮した経済活動が「企業価値の向上」「私達人間としての向上」にもつながると考えられています
森林伐採につながる「紙」の利用を減らす取り組みも、私たちに課せられた目的の1つです
意味もわからずなんとな～くペーパーレス化に協力するのと、なぜペーパーレス化をJeyでは促進しているのか説明できる状態で取り組むとでは心の在り方も変わっていきます
私たちが目指すのはメンバー自身が自然に自分の業務のプロセスを考えられるようになり、この業務は印刷を省いても問題ないからデータ共有、電子保管で提案しようと常に最適化された業務活動を行えること
(もちろん面倒だからといった理由はナンセンス😵こうしたら○○の業務効率が上がるんじゃないか、こうしたらクライアントは便利になるぞといった提案)
決してトップダウン(上層部の意向を下部に浸透させる指揮命令)ではなく、私達の時代に必要な転換と理解し一緒に働いていけるメンバーを育てています
それを実現するには必要なコストをかけて便利なツールも導入しています
▼Jeyが導入したツール
①いえらぶCLOUD
紙やエクセルで管理していた顧客情報を一元化
紙を持ち出さなくても出先から情報を確認できるようになりました
セキュリティを強化し紙の紛失による顧客情報の漏洩も防げています
②オーナーズクラウド
毎月郵送していた何百通といった送金明細書をクラウド上でアップすることにより人件費、封筒代、郵送代のコスト削減に成功
また問い合わせ窓口をオーナーズクラウドにまとめることで業務の質のバラつきを抑制し顧客満足度が下がらないよう業務標準化を促進中です
③talknote
導入したばかりですが、紙で確認していた各業務のチェックシートを廃止、talknote上で報告をすることによりメンバー同士での情報格差を防ぎ価値ある情報を素早く共有することにより業務の効率化をはかっています
また感染症対策が当たり前な昨今コミュニケーションの取り方も多種多様になっていますので、社内SNSとして導入しました
「業務効率化・生産性向上・企業価値向上」
が、最終的に “私達メンバーが安心して働ける職場” につながるので積極的に参加してくれるメンバーがJeyでは必要な人財となっています
会社と一緒に人間性も共に成長していけたらと思い取り組んでおり、それに応じてきちんと対価を与えられる企業であり続けます
とはいってもクライアント様の声にきちんと耳を傾け社会とともに成長していく自覚ある真のプロ集団を目指していこうと奮闘する毎日です
現在は電子契約の導入を進めているのでまた機会があればブログに綴ろうと思います
引き続きどうかこれからもお引き立てを賜りますようお願い申し上げます